أسلوب المراسلة الإدارية التعريف والخصائص Rédaction Administrative

الرئيسية الثقافة الإدارية أسلوب المراسلة الإدارية التعريف والخصائص Rédaction Administrative

الثقافة الإدارية

أسلوب المراسلة الإدارية التعريف والخصائص Rédaction Administrative

مدير منصة التكوين التربوي والإداري 0

A+ A-

facebook twitter

     

أسس التواصل الإداري

خصائص أسلوب المراسلة الإدارية

أولا : تعريف التحرير الإداري :

التحرير الإداري هو تعبير كتابي وإنشائي متجانس في الأسلوب، يستعمل صيغا ومصطلحات إدارية وقانونية .

ثانيا : الخصائص المميزة لأسلوب المراسلة الإدارية :

يتفق معظم المحللين للخطاب التواصلي للإدارة على وجود ثمانية مبادئ للمراسلة الإدارية وهي :

1 -  احترام السلم الإداري

2 -  وجوب الرد

3 -  المسؤولية

4 -  الموضوعية

5 -  الحذر

6 -  اللباقة

7 -  الدقة

8 -  الوضوح 

هذا وقد تم إثبات المبادئ الثمانية اعتمادا على النماذج الناجحة في التراسل الإداري نظـرا لعدم توفـر آلية خاصة أو تقنية معينة أو نماذج جاهزة يمكن اتباعها عند تحرير المراسلات الإدارية . 

1 -  احترام السلم الإداري :

يقصد بالسلم الإداري، تدرج مستويات المسؤولية الإدارية من قمة الهرم إلى قاعدته، ويقتضي هذا التدرج وجود تبعية إدارية تخضع فيها الوحدات الدنيا للوحدات العليا .

والتبعية المتدرجة التي يقتضيها السلم الإداري، تخول للرئيس سلطات أساسية تترجم إلى مفردات وتعابير خاصة عند تحرير المراسلات الإدارية، وتتمثل هذه السلطات في الآتي :

أ -  سلطة التوجيه : يكون للرئيس فيها صلاحية إصدار التعليمات، والإخبار بقصد توجيه وضمان حسن سير العمل داخل الجهاز الإداري .

ويتم التعبير عن سلطة التوجيه بتعابير خاصة مثل :

الرئيس	يعلم ... يخبر ... يحيط علما ...
	يطلع .
	يسجل
	يبلغ ...
	يلفت الانتباه ...

يمارس المرؤوس اختصاصاته تحت إشراف وتوجيه الرئيس، ولا يحق له الاعتراض على أوامر الرئيس وقراراته، عملا بمبدأ التبعية الإدارية، ونزولا عند قاعدة الامتثال الإداري، ولذلك فإن هذا الخضوع يفرض انتقاء المفردات الإدارية المناسبة لمخاطبة الرئيس والتواصل معه. ومن التعابير المستعملة في المراسلات الإدارية الموجهة إلى السلطة الإدارية الرئاسية ما يلي : 

المرؤوس	يشرفني أن أثير انتباهكم ...
	يشرفني أن أرفع إلى علمكم ...
	يشرفني أن أقترح عليكم ...
	يشرفني أن ألتمس منكم ...

ب – سلطة التعقيب : يملك من خلالها الرئيس الحق في تتبع أعمال مرؤوسيه ومراجعتها، فيأمر بإجازتها أو تعديلها، أو تعويضها بغيرها، أو إبطالها أو إرجاء تنفيذها، وكل ذلك نتيجة ما تمنحه أياه السلطة التقديرية التي تتوفر لديه. ( نمودج رقم : 01  )

2 -  وجوب الرد : 

للموظف الذي يتعامل مع الإدارة الحق في تلقي ردا على مراسلاته الموجهة إليها من طرفه خلال أجل معقول، وهذه قاعدة يقرها القانون لفائدة كل مواطن، والحكمة من ذلك تكمن في كون الجواب أو الرد على المراسلات يتيح الفرصة للأشخاص المعنيين بقرارات الإدارة وتصرفاتها في طلب توضيح أسبابها أو التماس تعديلها أو إلغائها حسب الاقتضاء، كما تمنح للإدارة كذلك إمكانية مراجعة تصرفاتها القانونية أو المادية بالإصلاح أو التعديل أو الإلغاء .

3 -  المسؤولية :

تتحمل الإدارة مسؤولية أعمالها ونشاطاتها، وفق القاعدة العامة. غير أن هذا لا يلغي مسؤولية الموظف عن عمله ومساءلته شخصيا عن أخطائه، وهو الأمر الذي يفرض الالتزام الشخصي للموظف. هذا الالتزام الذي يتجسد في لغة المراسلات الإدارية من خلال الآتي :

* تحرير الوثيقة الإدارية بصيغة ضمير المتكلم بذل صيغة المبني للمجهول أو ضمير جمع المتكلم .

* وضع اسم المسؤول الإداري صاحب الخطاب، ومركزه القانوني، وتوقيعه على الوثيقة الإدارية المعنية

* توجيه المراسلة إلى الموظف المسؤول بدل الوحدة الإدارية ( وزارة . مصلحة , قسم , مديرية ... إلخ )

مثال : إلى السيد الوزير ...................................................... بدل : إلى وزارة ...

           إلى السيد الوالي  ...................................................... بدل : إلى ولاية ...

* تفادي إدخال الغير في موضوع المراسلة، خاصة حينما يتعلق الأمر بعرض معطيات وبيانات لم يتم التحري حولها أو التأكد من صحتها .

ويمكن اللجوء في هذه الحالة إلى التعبيرات الحذرة من مثل : 

-  لقد بلغ إلى علمي ...

-  لقد تلقيت معلومات تفيد أن ...

-  وصلني أو بلغني أن ...

-  أثار انتباهي أن ...

* تحديد الجهة المصدر للمراسلة، لأن صدورها من غير رجل الإدارة المختص بإصدارها يجعل تلك المراسلة منعدمة ولا أثر لها، أو في أحسن الأحوال باطلة يمكن الطعن فيها لعيب عدم الاختصاص(يقصد بالاختصاص، صلاحية رجل الإدارة للقيام بما عهد إليه في الحدود الموضوعية والمكانية والزمانية التي يبينها القانون ) .

4 -  الموضوعية :

المؤسسة الإدارية جهاز محايد، وظيفته تحقيق الصالح العام، فهي تتكون من عدد من الموظفين تتحد مهامهم من أجل الوصول إلى هدفين أساسيين :

-  ضمان احترام السلطة العامة .

-  ضمان خدمة المواطنين    

ولتحقيق هذين الهدفين لابد من الآتي

-  أن تظل الإدارة كيانا مستقلا عن أشخاص الموظفين وذاتيتهم

-  الابتعاد عن كل ما يضفي المشاعر الخاصة والعواطف

-  تفادي استعمال التعابير ذات شحنات وجدانية

-  أن تكون لغة الإدارة محايدة، صارمة وموضوعية .   

كل هذا يستوجب استعمال تعابير تحترم كل ما سبقت الإشارة إليه مثل :

يشرفني ... ـــــــــــــــــــــــــــــــ عوض يسعدني ...

أدعوكم لحضور الاجتماع ... ــــــــ بدل إن حضوركم الاجتماع  يكتسي أهمية بالغة .

5 -  الحذر :

يتعين على المحرر الإداري أن يحتاط وهو ينتقي المفردات التي تعرض لوقائع غير مؤكدة , بحيث يتجنب استعمال تعابير يقينية، بل يستعمل لغة إدارية صرفة تتسم بالحذر، وعدم إصدار أحكام قطعية أو الحسم في أمور لم يستقر موقف الإدارة في شأنها .

ومن مزايا الأسلوب الإداري الحذر ما يلي : 

-  إفادة الإدارة في تدارك أخطائها المحتملة وتصحيحها

-  تفادي تورط الإدارة في الالتزامات والمواقف غير المدروسة

ولتحقيق ذلك لابد من مراعاة الآتي :

-  عدم استعمال لغة إدارية تفيد التقرير والحسم إلا في حالة وجود وقائع ثابتة

-  تمحيص المعطيات والتأكد من صحة البيانات قبل الشروع في تحرير المراسلة الإدارية

-  اعتماد أسلوب إداري يقوم على الاحتمال والافتراض بدل لغة الحسم

ومن الأساليب الإدارية المستحبة التي تتوخى الحذر ما يلي :

في حدود علمي ...

في نظري ...

من جهتي ...

تبعا لما توافر لدي من معطيات ...

بلغني أن أحداثا يمكن أن تكون قد وقعت ...

6 -  الدقة :

لضمان فعالية الوثيقة الإدارية ينبغي احترام التالي :

-  اختيار الجمل السهلة والقصيرة

-  اجتناب الحشو والإطناب

-  التعبير عن الوقائع بدقة

-  عرض البيانات الضرورية بوضوح

-  تلافي الألفاظ التي تحدث غموضا ...

هذا بالإضافة إلى اتخاذ إجراءات معينة أثناء التحرير من أهمها :

*  المعلومات الواجب إدراجها في رأس الرسالة :

-  الوزارة أو الإدارة

-  المديرية

-  القسم

-  تاريخ المراسلة

*  العنوان الكامل للجهة المرسل إليها

*  التذكير بالتواريخ ( رسالتكم المؤرخة بـ ........... )

*  الإشارة إلى النصوص التنظيمية أو القانونية المعتمدة في المراسلة

*  الإشارة إلى العناصر المرجعية في رأس الرسالة

هذه الهيكلة المعتمدة توفر الآتي :

-  الاستغلال الجيد للمعلومات التي تتضمنها المراسلة

-  العودة إلى هذه المعلومات من وقت لآخر كلما دعت الضرورة إلى ذلك

-  فهم هدف الرسالة والتعرف بسهولة على مقاصدها ومستنداتها القانونية والواقعية

7 -  اللباقة :

المحرر الإداري الناجح هو الذي يعتبر المرسل إليه طرفا أساسيا في عملية التواصل، لذا تجب مخاطبته بتعابير مهذبة وخالية من مفردات القدح والذم والتجريح .

ويخلق مبدأ اللباقة في التواصل الإداري المناخ الملائم لحصول تفاعل إيجابي بين جميع مكونات العملية التواصلية، إضافة إلى كونه يحقق ضمانة وقائية تحد من غلو السلطات الإدارية .

وعملا بهذا المبدأ، فإنه يتنافى مع أخلاقيات المرفق العمومي قذف المرسل إليه بأوصاف من مثل : بليد, غبي , تفكير سطحي ... إلخ .

غير أن إبداء رأي مخالف ليس محرما في المراسلة الإدارية، ومن التعبيرات المستحسنة في هذا المجال ما يلي:

-  يبدو لي من المناسب اختيار ... بدل : عليكم اختيار ...

- ولعله لا يخفى عنكم أن الإمكانيات المتاحة حاليا لا تسمح لي بالموافقة في الوقت الراهن

                   على ... بدل : إن طلبكم غير مقبول .

- كما تعلمون , فإن أحكام القانون لا تجعل من اختصاصي ... بدل : إنكم بطلبكم هذا تتطاولون على القانون .

8 -  الوضوح :

 يجب أن يتسم الأسلوب الإداري بالوضوح وعدم التعقيد، ولن يتأتى ذلك إلا باجتناب الآتي :

-  الإطناب والاستطراد والتعابير المثقلة بالمحسنات البديعية .

-  الاعتماد على اختيار الكلمات المتداولة والتي لا تقبل دلالاتها التأويل .

                                                                                          لتحميل الوثيقة اضغط هنا

الوسوم: الثقافة الإدارية